PWMU.CO – Success is 10 percent inspiration and 90 percent perspiration. Kejayaan itu adalah 10 persen inspirasi dan 90 persen kerja keras.
Hal tersebut diungkapkan Trainer Irsyad Trust Singapore Muhammad Tarmizi bin Abdul Wahid dalam Training of Trainer (ToT) Education Leader Modul 4, Senin (3/12/18).
Kegiatan yang diadakan oleh Majelis Pendidikan Dasar dan Menengah (Dikdasmen) Pimpinan Wilayah Muhammadiyah (PWM) Jawa Timur tersebut berlangsung selama tiga hari, Senin-Rabu (3-5/12/18) di Grand Whiz Hotel Trawas, Mojokerto, Jawa Timur.
Tarmizi mengatakan, sebenarnya ketika kita berbincang-bincang atau meeting itu hanya 10 persen inspirasi, 90 persennya kerja yang dilakukan sesudahnya. “Jadi, jangan banyak cakapnya, kerjanya kurang,” ujarnya.
Lalu kapan meeting (rapat) kita dikatakan efektif? Tarmizi menjelaskan, rapat efektif ketika mencapai tujuannya dalam waktu yang minim untuk kepuasan peserta. “A meeting is effective when it achieves its objectives in a minimum amount of time to the satisfactions of the participants,” kata dia.
Karena itu, lanjutnya, rapat yang efektif adalah acara yang dikelola, tidak terjadi begitu saja. “The key message is effective meetings are managed events—they don’t just happen,” tegasnya.
Tarmizi menjelaskan, supaya meeting berjalan efektif, perlu ditetapkan kebutuhan atau hal apa yang membuat kita perlu mengadakan rapat tersebut. “Establish the need (why). Why we want to meet,” ujarnya.
Selanjutnya, kata dia, menetapkan agenda yang jelas (apa dan bagaimana). “Set a clear agenda (what and how). What are we going to discuss in meeting,” jelasnya mengingatkan peserta akan pentingnya menuliskan apa yang akan didiskusikan dalam pertemuan.
Menurutnya, penting juga menuliskan waktu dan tempat meeting, serta siapa pesertanya dan apa tanggung jawabnya. “Arrange logistics (when and where) and define roles and responsibilities (who),” ujarnya.
Tarmizi menyampaikan, perlu juga mengidentifikasi dan mengatasi hambatan yang terjadi sehingga berdampak terhadap keberlangsungan rapat. “Identify and overcome barriers. What can we do to still make sure that the meeting can happen,” ujarnya meminta apa yang bisa kita lakukan untuk tetap memastikan bahwa rapat itu bisa terjadi.
Selain itu, kata Tarmizi, mengikuti agenda dengan fokus sangat penting dipatuhi semua peserta rapat supaya efektif. “So, follow the agenda. Be focus,” tegasnya.
Tak lupa, Tarmizi mengingatkan pentingnya menentukan notulis yang merekam semua ide atau pembicaraan dalam rapat. “Record group thinking,” tuturnya.
Dalam rapat, Tarmizi mengingatkan untuk selalu mempraktikkan perilaku yang baik, seperti datang dan selesai tepat waktu, fokus, dan sebagainya. “Practice group meeting behaviours. That’s what you should try,” ujarnya meminta peserta harus mencoba mempraktikkannya.
Penting juga, lanjutnya, menetapkan peran masing-masing peserta rapat, mendapatkan umpan balik, dan mengidentifikasi langkah selanjutnya dari hasil rapat. “Enact meeting roles,get feedback, and identify next steps. It’s important,” kata dia.
Tak lupa, Tarmizi mengingatkan untuk selalu mengevaluasi keefektifan rapat, menuliskan dan mengabarkan ringkasan hasil rapat, serta tindak lanjut langkah selanjutnya. “Don’t forget to evaluate effectiveness, write and circulate meeting summary, and follow up on next steps. Follow up is very important,” tutupnya menegaskan sangat pentingnya langkah tindak lanjut. (Vita)
Discussion about this post