Minutes of Meeting (MoM) oleh Ikhwanushoffa, Direktur Lazismu Jawa Tengah
PWMU.CO- Bagaimana supaya rapat kita tidak hanya menghasilkan rapat berikutnya? Atau dengan kata lain bagaimana supaya lembaga kita tidak cuma dari rapat ke rapat?
Dalam teori manajemen klasik ada adagium “gagal merencanakan berarti merencanakan kegagalan”. Sebuah ikhtiar tentang urgensi planning dalam siklus organisasi. Namun riset mutakhir yang dilakukan Sean Covey menyimpulkan hal lain.
Ternyata problem organisasi modern saat ini bukan di perencanaan, namun eksekusi dari hal yang telah direncanakan.
Perencanaan dan eksekusi yang terbangun secara baik adalah keniscayaan dalam continuous improvement. Sehingga siklus tetap PDCA (plan, do, check, action).
Membuat perencanaan kita telah amat terbiasa. Saking terbiasanya kadang kita diguyoni sebagai organisasi rapat. Nah, tinggal langkah mengatur ritme eksekusinya. Salah satunya adalah penggunaan minutes of meeting. Keputusan-keputusan rapat harus tertulis dengan jelas dan tidak multi persepsi, poin per poin. Kemudian masing-masing keputusan musti clear pula siapa PJ/PIC nya. By name. Bukan institusi. Seperti Lazismu, pengelolanya terdiri dari Badan Pengurus (BP), Dewan Pengawas Syari’ah (DPS) dan Eksekutif. PJ jangan ditulis BP atau DPS atau Eksekutif. Tetapi person dari salah satu unsur tersebut.
Selanjutnya yang tidak kalah penting adalah deadline waktu eksekusinya. Bila waktu eksekusi diperkirakan melewati jadwal rapat berikutnya maka taruh di note. Setelah terisi semua, sebelum rapat ditutup masing-masing poin keputusan dibacakan satu-satu untuk menghindari kesalahpahaman dan bila terjadi kesalahan redaksi bisa sekalian dibenahi. Namun, jangan sampai terjadi pembahasan yang terulang dari sesuatu yang telah diputuskan. Setelah fix, maka diotorisasi. Seterusnya share di grup sebagai dokumentasi.
Jangan lupa untuk selalu mengingatkan secara periodik MoM tersebut sebelum jadwal rapat berikutnya. Lalu PJ menulis status eksekusinya, apakah done, pending, atau apa kata penjelasan singkat sebagai bahan check rapat berikutnya. Ini sebagai bentuk controlling. Ketika rapat berikutnya terjadi, buka dan bahas MoM yang lalu. Bila ada MoM yang tidak tereksekusi, jangan biarkan. Bahas sampai jelas apa kendala dan rencana perbaikannya. Tentu PJ yang harus bertanggung jawab. Bila hal ini terlaksana dan terdokumentasi secara baik, maka akan keliatan PJ yang tidak perform. Kalau sudah begitu decision lebih lanjut akan lebih jernih untuk diambil, apakah metodenya yang dirubah, atau SDM nya yang diganti.
Tentu saya harus berterima kasih pada Gus Sek PWM @Dodok Sartono, ilmu yang tertuang di tulisan ini dari pengajaran Beliau. Walaupun kelihatan simple namun Alhamdulillaah dampaknya ngaruh banget. Bukankah seperti itu keinginan kita, perbaikan sederhana namun impact nya signifikan. Sekedar contoh form MoM dari kami bisa di download di link https://www.lazismujateng.org/layanan/angket/dokumen-pendukung-lazismu/. List paling bawah.
Wallaahu a’lam.
Cantel, 6 Syawal 1444 H
