PWMU.CO – Memasuki hari kedua, Ahad (26/6), para peserta tetap antusias dan semangat mengikuti kegiatan Baitul Arqom Pimpinan Daerah Aisyiyah (PDA) dan BPP Daerah Aisyiyah Kota Surabaya di gedung Milenium SD Muhammadiyah 4 Pulang Surabaya. Para peserta terlihat serius memperhatikan materi Kesekretariatan yang disampaikan langsung oleh Sekretaris Pimpinan Wilayah Aisyiyah (PWA) Jawa Timur Dra Nelly Asnifati. Dalam kesempatan itu, Nelly benar-benar membuka wawasan dan pengetahuan PDA dan BPP Aisyiyah Kota Surabaya.
Nelly menjelaskan Kesekretariatan adalah satuan organisasi untuk kegiatan penataan pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya. Dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang agar tujuan organisasi bisa dicapai dengan lancar. Sedangkan satuan kerja yang melayani tugas-tugas itu adalah sekretaris. ”Singkatnya yang mengetahui, mengurus dan yang memanajemen organisasi adalah sekretaris,” terang Nelly.
(Baca: Aisyiyah Bangun Budaya Organisasi yang Mencerahkan dan Menengok Sekolah Kader Aisyiyah Surabaya)
Lebih lanjut Nelly menegaskan administrasi Kesekretariatan itu sangat penting. Khususnya untuk mendokumentasikan kegiatan organisasi. Permasalahan organisasi yang sangat kompleks pun bisa teratasi dengan adanya sistem administrasi yang baik dengan hadirnya sekretaris yang handal.
”Sebuah organisasi dikatakan maju atau berkembang, bisa dilihat dari sistem administrasinya. Jika administratifnya tertata rapi dan terbangun mulai dari tingkat Ranting, Cabang, Daerah, dan Wilayah, hingga pusat itu menunjukkan citra positif dari organisasi itu sendiri,” ujarnya.
(Baca:Perlu Didorong Peran Aisyiyah Perkuat Ekonomi Umat dan Aisyiyah Jangan Sering Menoleh ke Belakang, tapi Harus Fokus ke Depan)
Perkembangan zaman, terutama perkembangan tekhnologi IT membuat tugas kesekretariatan semakin dimudahkan. Nelly mencontoh ketika mau mengadakan rapat organisasi, surat undangan bisa langsung dikirim melalui aplikasi Whatsapp maupun Email ataupun melalui SMS.
”Tetapi sekretaris tetap harus menyiapkan undangan resmi sebagai bukti fisik yang bisa diberikan dan diambil saat acara berlangsung. Transaksi administrasi apapun perlu di dokumentasi dan di arsipkan agar organisasi berjalan sesuai koridor,” pungkasnya. (Bunda Tri/aan)
