Menggagas Pusat Dokumentasi Muhammadiyah ditulis oleh Fathurrahim Syuhadi, penulis buku Mengenang Perjuangan Sejarah Muhammadiyah Lamongan 1936-2005 dan Jejak Sejarah Hizbul Wathan Lamongan.
PWMU.CO – Adalah sebuah keprihatinan di era ini menemukan atau melacak data base atau dokumen penting organisasi.
Hal ini pernah saya alami saat menulis sejarah Muhammadiyah Lamongan. Saya harus menelisik ke masing masing mantan pimpinan pelaku sejarah untuk mendapatkan dokument itu.
Bahkan dalam menulis biografi tokoh-tokohjuga perlu data pendukung berupa dokumen organisasi. Misalnya, ia menjabat sebagai apa dan tahun berapa merupakan kata kunci dalam penulisan biografinya.
Padahal dinamika persyarikatan yang bergerak secara dinamis perlu diimbangi dengan bentuk dokumentasi yang memadai. Sehingga saat dibutuhkan sangat mudah ditemukan. Tidak harus mencari ke sana ke mari.
Sudah jamak setiap pergantian kepemimpinan atau periodesasi selesai juga diikuti dengan hilangnya dokumen organisasi. tanpa jejak. Karena dokumen ada di tangan pimpinan masing-masing.
Apalagi tidak didukung dengan keberadaan kantor yang permanen. Sering berpindah pindahnya kantor juga mengakibatkan rusaknya dokumen organisasi. Parahnya apabila dokumen tersebut dimakan rayap.
Sebenarnya pusat dokumentasi Muhammadiyah bisa memanfaatkan perpustakaan yang dimiliki pimpinan Muhammadiyah di level masing-masing. Seluruh dokumen organisasi bisa disimpan di ruangan tersebut.
Dokumen yang berupa tanfidz, laporan pertanggungjawaban, foto-foto kegiatan dan arsip lainnya bisa ditata di ruangan itu. Sumber dokumen bisa berasal dari perseorangan, persyarikatan, organisasi otonom (ortom), maupun amal usaha Muhammadiyah
Dokumen-dokumen yang terkumpul diatur sesuai subjeknya. Diberi kode tertentu dan diadministrasi secara rapi. Mudah ditemukan sewaktu waktu bila dibutuhkan.
Karena saat ini sudah era digital. Maka dokumen organisasi yang dimiliki persyarikatan bisa digitalisasikan. Ini malah lebih praktis dan efektif.
Lima Manfaat Pusat Dokumentasi
Jika gagasan pusat dokumentasi Muhammadiyah itu terwujud, maka setidaknya ada lima manfaat, sebagai berkut:
Pertama, memudahkan pelacakan rekam jejak organisasi, kepemimpinan, dan program kerja setiap periode. Ini penting bagi generasi yang akan datang.
Kedua, memudahkan mendapatkan sumber informasi organisasi sewaktu-waktu bila dibutuhkan. Khususnya terkait dengan pengambilan keputusan organisasi.
Ketiga, sebagai sumber penelitian bagi para pelajar dan mahasiswa untuk tugas tugas keorganisasian, kemuhammadiyahan dan tugas akhirnya. Seperti penulisan skripsi atau tesisnya
Keempat, sebagai referensi untuk penulisan sejarah Muhammadiyah. Sejarah ortom maupun amal usahanya.
Kelima, memanfaatkan tenaga potensial yang dimiliki persyarikatan. Mereka bisa dari unsur majelis, lembaga, ortom maupun karyawan amal usaha.
Langkah Awal
Mari kita mulai gagasan sederhana ini untuk diwujudkan menjadi sebuah kenyataan. Insyaallah hasilnya akan dirasakan oleh anak cucu kita, yang kelak akan menjadi kader persyarikatan: penerus perjuangan pendahulunya.
Langkah awal, dokumen-dokumen yang berupa tanfidz, laporan pertanggungjawaban, arsip organisasi, foto-foto kegiatan, dan dokumen lainnya yang dimiliki perseorangan bisa diminta untuk dikumpulkan.
Kemudian kita sortir dokumen tersebut untuk tingkat kebutuhan dan nilai historisnya. Siapkan almari khusus untuk penyimpanan dan perawatan dokumen tersebut.
Memang kerja merawat dokumentasi Muhammadiyah jauh dari publikasi. Beda dengan bidang lainnya. Tapi percayalah dari sini peradaban Muhammadiyah ditentukan
Semoga gayung bersambut untuk mewujudkan gagasan ini.
Fastabiqul khairat. (*)
Editor Mohammad Nurfatoni
