PWMU.CO – Pada setiap organisasi yang solid dan terarah, ada sistem kerja yang teratur dan komunikasi yang terbangun dengan baik. Selama menjadi Sekretaris Pimpinan Cabang Pemuda Muhammadiyah (PCPM) Semampir, saya menyadari bahwa peran sekretaris bukan sekadar teknis administratif. Tetapi juga menjadi penjaga ritme gerakan, penguat sistem internal, dan penghubung antar elemen organisasi. Di tengah dinamika gerakan Pemuda Muhammadiyah yang semakin kompleks, peran sekretaris menjadi salah satu poros penting untuk memastikan arah organisasi agar tetap berjalan pada rel yang benar.
Selama ini, peran sekretaris sering mengalami penyempitan sekedar sebagai pembuat surat, notulen rapat, atau pengatur agenda kegiatan. Namun secara objektif, sekretaris memegang peran strategis sebagai pengelola sistem informasi organisasi. Tugasnya mencakup dokumentasi program, keputusan, hingga evaluasi agar dapat di akses oleh kader secara berkelanjutan.
Di Pimpinan Cabang Pemuda Muhammadiyah (PCPM) Semampir, misalnya, telah berkembang sistem pengarsipan digital dan pelaporan berbasis cloud untuk meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas kerja di setiap bidang. Seluruh kegiatan, seperti rapat, aksi sosial, pelatihan kader, dan kerja sama eksternal, terdokumentasi secara sistematis. Dokumentasi ini tidak hanya berguna sebagai laporan, tetapi juga sebagai rekam jejak organisasi untuk keberlanjutan dan pembelajaran kader di masa depan.
Kaderisasi kader administrasi
Peran sekretaris dalam organisasi memiliki fungsi strategis, terutama dalam menjamin kelancaran komunikasi antar bidang dan menjadi penghubung antara struktur Pimpinan Cabang Pemuda Muhammadiyah (PCPM) dengan organisasi otonom lain seperti Ikatan Pelajar Muhammadiyah (IPM), Nasyiatul Aisyiyah (NA), dan Pimpinan Cabang Muhammadiyah (PCM). Efektivitas komunikasi menjadi faktor penting dalam membangun sinergi kelembagaan dan memperkuat koordinasi internal. Dalam pelaksanaan tugas, sekretaris bertanggung jawab memastikan penyampaian informasi berjalan secara jelas, menyeluruh, dan bebas dari distorsi.
Tantangan yang dihadapi generasi muda saat ini tidak hanya terletak pada gagasan, tetapi juga pada aspek pelaksanaan dan kerja kolaboratif. Oleh karena itu, fungsi kesekretariatan berkontribusi dalam membentuk disiplin struktural dan menciptakan pola komunikasi yang tertib serta produktif antar unit organisasi. Salah satu aspek penting yang sering terabaikan dalam proses kaderisasi adalah pendidikan administratif. Padahal, kader organisasi perlu memiliki bekal keterampilan teknis seperti penyusunan surat, pembuatan proposal, penyusunan laporan kegiatan, serta pemahaman terhadap struktur administrasi Muhammadiyah.
PCPM Semampir, sebagai contoh, telah menginisiasi pelibatan kader muda dalam kegiatan kesekretariatan sebagai bagian dari proses pembelajaran langsung. Langkah ini bertujuan membangun kompetensi kader sejak dini dan memastikan adanya regenerasi yang tidak hanya mengganti posisi, tetapi juga mentransfer sistem kerja dan nilai-nilai organisasi. Dengan membiasakan kader terhadap tata kelola yang rapi, kesinambungan organisasi diharapkan dapat terjaga secara berkelanjutan.
Menjaga narasi, mengawal gerakan
Sebagai sekretaris, tentunya memegang peran strategis dalam membangun jembatan komunikasi antar bidang dan organisasi otonom lainnya, seperti: IPM, NA dan PCM. Tugas ini tentu untuk memastikan apakah setiap informasi telah tersampaikan secara jelas, utuh, dan bebas miskomunikasi. Di tengah tantangan dinamika generasi muda, kesekretariatan menjadi wadah membangun kedisiplinan dan pola komunikasi yang produktif dalam organisasi.
Karena itu, inisiatif melibatkan kader muda dalam praktik administratif seperti penyusunan surat, proposal, dan laporan kegiatan harus terus dilakukan. Kaderisasi tak cukup hanya melahirkan orator, tapi juga operator. Selain itu, tidak lupa pula untuk mengelola narasi gerakan melalui media sosial dan publikasi, agar eksistensi organisasi tidak hilang. Sekretaris adalah pelayan yang bekerja dalam diam, namun memiliki dampak yang besar.
Akhirnya, marilah kita mengajak para aktivis organisasi PM untuk tidak memandang sebelah mata peran sekretaris. Dari sekretaris, pondasi organisasi dibangun. Pengalaman saya sebagai sekretaris PCPM, melihat PM sebagai rumah kaderisasi yang tidak hanya membentuk pemimpin lapangan, tetapi juga pengelola sistem. Sekali lagi, sekretaris bukan hanya pengurus administrasi, tapi pengawal arah dan penjaga nyawa organisasi.***
Editor Notonegoro
0 Tanggapan
Empty Comments