Wacana Digitalisasi Ikatan: Mengapa Satu Data IMM penting?

Kali ini, perbincangan tentang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah (IMM) menemukan momentumnya. Cepat atau lambat, organisasi besar ini akan kembali menggelar musyawarah tertinggi. Forum tersebut dikenal sebagai Muktamar.

Pada artikel sebelumnya, penulis membahas pentingnya partisipasi dan kesadaran kader perempuan. Penulis mendorong mereka terlibat aktif dalam perhelatan tersebut. Melalui tulisan ini, penulis ingin membahas kebutuhan organisasi secara lebih menyeluruh.

Sebab, Muktamar bukan sekadar agenda rutin untuk mengganti Ketua Umum beserta jajarannya.

Lebih dari itu, Muktamar menjadi momentum refleksi, pembenahan, dan perumusan gagasan strategis. Organisasi perlu terus beradaptasi dengan kebutuhan zamannya.

Kecanggihan Era Digital

Salah satu perubahan zaman yang mudah diamati ialah digitalisasi berbagai lini kehidupan. Sektor pendidikan, ekonomi, pemerintahan, hingga organisasi sosial mulai memanfaatkan teknologi digital.

Dalam konteks organisasi, digitalisasi bukan sekadar penggunaan teknologi sebagai alat komunikasi.

Digitalisasi juga mencakup pembangunan infrastruktur, pengelolaan sumber daya manusia, dan penataan administrasi.

Semua itu bertujuan meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi.

Galbraith (1974) menjelaskan bahwa kompleksitas dan ketidakpastian lingkungan meningkatkan kebutuhan organisasi mengolah informasi.

Dalam organisasi modern, sistem informasi memegang peranan penting. Sistem tersebut mempercepat aliran informasi, menatanya secara terstruktur, dan mendukung pengambilan keputusan.

Dalam ruang diskusi, IMM tampaknya tidak pernah tertinggal membicarakan kemajuan teknologi dan digitalisasi.

Hal ini terlihat dari berbagai narasi, kajian, dan tulisan kader. Mereka membahas kecerdasan buatan, big data, hingga transformasi digital.

IMM tidak pernah kekurangan gagasan tentang peran teknologi dalam masa depan gerakan. Namun, apakah gagasan besar tersebut sudah tercermin dalam tata kelola organisasi? Mari kita obrolkan.

Tata Kelola yang Usang

Salah satu indikator sederhana untuk mengukur digitalisasi organisasi ialah tata kelola basis data. Selain identitas kader, persoalan ini mencakup berbagai komponen administrasi lainnya.

Contohnya, Surat Keputusan kepengurusan dan Kartu Tanda Anggota (KTA).

Dalam praktiknya, sejumlah komponen tersebut masih menggunakan proses manual. Organisasi juga belum sepenuhnya memanfaatkan infrastruktur teknologi yang terintegrasi.

Akibatnya, proses administrasi organisasi sering berjalan lambat. Pengurus masih harus mengumpulkan sejumlah data secara manual.

Pimpinan di setiap tingkatan juga harus menagih data kepada struktur bawahannya. Mereka melakukan proses tersebut setiap periode tertentu.

Proses ini sangat bergantung pada kedisiplinan setiap pimpinan dalam mengarsipkan dokumen.

Jika pengurus mengabaikannya, data organisasi berpotensi hilang atau tidak terbarui. Pengurus juga kesulitan menemukan kembali data yang mereka butuhkan.

Realitas tersebut terlihat ketika organisasi menghadapi momentum tertentu. Misalnya, organisasi harus memverifikasi data cabang atau menyiapkan administrasi menjelang agenda besar.

Setiap cabang masih harus mengirimkan dokumen kepengurusan secara manual. Pimpinan tingkat atas kemudian memverifikasi dokumen tersebut.

Persoalan serupa muncul dalam proses pembuatan Kartu Tanda Anggota (KTA).

Sejauh pemahaman penulis, banyak pimpinan masih menggunakan platform sederhana. Mereka memanfaatkan Google Formulir sebagai media pendaftaran anggota.

Beberapa pimpinan mungkin sudah menggunakan sistem digital melalui situs tertentu. Namun, sinkronisasi data dan keberlanjutan layanan masih menjadi tantangan. Organisasi perlu memperbaiki kedua aspek tersebut.

Realitas ini menunjukkan bahwa IMM masih memiliki pekerjaan rumah besar. Organisasi perlu membangun infrastruktur digital yang tertata, efisien, dan berkelanjutan.

Satu Data IMM

Di tengah perubahan yang serba cepat, infrastruktur digital menjadi elemen penting organisasi modern.

Sebagai organisasi besar dengan persebaran kader yang luas, IMM perlu memikirkan pemanfaatan teknologi secara nyata.

Teknologi tidak cukup menjadi bahan diskusi, tetapi harus memperkuat kerja-kerja organisasi.

Organisasi sebesar IMM tidak hanya membutuhkan semangat gerakan. IMM juga membutuhkan sistem yang mampu menjaga keberlanjutan gerakan tersebut.

Data kader, struktur kepemimpinan, perjalanan perkaderan, dan potensi sumber daya manusia merupakan aset besar. Organisasi semestinya mengelola seluruh aset tersebut secara lebih tertata.

Menurut penulis, IMM perlu menghadirkan infrastruktur digital untuk mengintegrasikan berbagai kebutuhan tersebut. Sistem ini harus mampu memangkas birokrasi sekaligus menjaga keamanan data organisasi.

Pengurus juga harus mudah mengakses dan memanfaatkan data untuk mengambil kebijakan.

Gagasan ini sejalan dengan pendekatan data-driven decision making. Pendekatan tersebut menggunakan data dan analisis sebagai dasar utama pengambilan keputusan.

Brynjolfsson, Hitt, dan Kim (2011) menunjukkan temuan penting mengenai pendekatan ini. Organisasi yang intensif menggunakan data dalam pengambilan keputusan cenderung berkinerja lebih baik.

Artinya, data tidak seharusnya berhenti sebagai arsip administratif. Organisasi perlu mengolahnya menjadi pengetahuan untuk membaca kondisi dan menentukan prioritas.

Pengetahuan tersebut juga membantu organisasi merumuskan arah kebijakan.

Dalam konteks inilah, gagasan Satu Data IMM menjadi relevan. Satu Data IMM bukan sekadar pembangunan platform digital baru.

Gagasan ini menuntut organisasi membangun ekosistem tata kelola yang terintegrasi.

Melalui satu pusat data, organisasi dapat mengelola informasi kader dan struktur secara sistematis. Sistem tersebut juga membantu organisasi memantau perkembangan gerakan.

Salah satu bentuk implementasinya ialah layanan E-KTA Digital. Selama ini, administrasi anggota kerap menghadapi persoalan verifikasi yang panjang. Pembaruan data juga sering mengalami keterlambatan.

Melalui sistem digital terintegrasi, organisasi dapat mengatasi berbagai persoalan tersebut. Identitas kader tidak hanya berfungsi sebagai kartu administratif.

Identitas tersebut juga dapat menjadi pintu masuk menuju sistem organisasi yang lebih tertata.

Selain itu, IMM dapat memperkuat tata kelola melalui ruang administrasi digital. Pengurus dapat mengelola Surat Keputusan kepengurusan dan struktur organisasi secara terintegrasi.

Koordinasi antartingkatan pimpinan juga tidak lagi bergantung sepenuhnya pada dokumen manual. Sistem digital membantu mengurangi risiko dokumen tercecer.

Setiap tingkatan organisasi dapat memperoleh akses dan kewenangan sesuai perannya.

Dengan demikian, sistem digital tidak hanya mempermudah administrasi. Sistem tersebut juga memperjelas koordinasi dan tanggung jawab organisasi.

Hal lain yang tidak kalah penting ialah pemetaan jaringan organisasi. IMM memiliki ribuan kader yang tersebar di berbagai daerah, bahkan luar negeri.

Persebaran tersebut merupakan kekuatan besar yang perlu organisasi petakan.

Melalui sistem pendataan kader, IMM dapat mengidentifikasi potensi jaringan yang dimilikinya.

Organisasi juga dapat membuka ruang kolaborasi antardaerah secara lebih luas.

Pada akhirnya, data bukan sekadar kumpulan angka dalam sebuah sistem. Data membantu organisasi memahami dirinya sendiri.

Dengan basis data yang kuat, IMM dapat mengetahui kondisi kader dan kebutuhan setiap wilayah. Organisasi juga dapat mengembangkan potensi kader secara lebih objektif.

Basis data kader dapat merekam perjalanan kader secara berkelanjutan. Rekam jejak tersebut mencakup aktivitas organisasi hingga jenjang perkaderan yang telah mereka tempuh.

Membangun sistem semacam ini bukan pekerjaan sederhana. IMM membutuhkan komitmen bersama dan kesiapan sumber daya manusia. Organisasi juga memerlukan kepemimpinan yang kuat untuk mewujudkannya.

Oleh karena itu, Muktamar ke-XXI seharusnya tidak sekadar membahas calon pemimpin organisasi. Muktamar juga perlu merumuskan arah perubahan yang ingin dibangun bersama.

Tantangan IMM ke depan bukan hanya menjaga eksistensi organisasi. IMM juga harus memastikan keberadaan sistem yang menopang gerakan dalam jangka panjang. Salah satu langkah penting ialah membangun tata kelola organisasi berbasis data.

Organisasi besar tidak hanya ditentukan oleh jumlah kadernya. Organisasi juga harus mampu memahami, mengelola, dan mengembangkan potensi kadernya.***