Gali Ilmu Kearsipan dan Kepustakan, Peserta ASM batch 2026 Kunjungi 2 Lokasi Ini

Sebanyak 40 peserta Akademi Sejarah Muhammadiyah batch 2 mengunjungi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPAD) dan perpustakaan YAMAS (Yayasan Medayu Agung Surabaya).

Agenda ini diselenggarakan oleh Majelis Pustaka dan Informasi (MPI) Pimpinan Pusat Muhammadiyah pada Senin, (08/10/2026).

Mereka diajak untuk menggali dan mempelajari secara langsung bagaimana cara mengelola dan menyimpan arsip penting dengan benar.

Jajal Pencarian Arsip Digital

Tempat pertama yang mereka kunjungi adalah Badan Pengelolaan Aset Daerah (BPAD). Disambut oleh Ketua Tim Akuisisi dan Pengolahan Arsip  Susilo Dwi Atmadja SE dan Duhriyatin Toyyibah.

Para peserta diberikan paparan wawasan di ruangan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Jawa Timur. Susilo menjelaskan bahwa penyimpanan dokumen itu harus benar-benar ternumerasi dan di klasifikasikan dengan benar.

Labelling pada setiap dokumen yang tersipan di rak itu sangat memudahkan dalam pencarian.  Selanjutnya, mereka diajak berkeliling ruangan dan di edukasi bagaimana cara menggunakan pencarian data kearsipan secara digital.

“Saya tunjukkan bagaimana cara mencari arsip secara digital dengan menggunakan monitor ini. Hanya dengan klik disini (monitor) kita sudah bisa mendapatkan data yang kita perlukan” terangnya.

Kemudian, para peserta juga berkesempatan menuju ruangan khusus penyimpanan dokumen–dokumen penting di seluruh wilayah Indonesia.

Bahkan, disana ada juga teks tertua yang tertulis dalam Bahasa Belanda. Peserta juga diajak untuk melihat proses alih dokumen dengan menggunakan mesin scanner khusus (book scanner) tanpa menyentuh dokumen.

Hal ini dilakukan untuk menjaga keutuhan kertas yang rawan rapuh jika bersentuhan langsung dengan alat scan.

Mereka turut diajak berkeliling melihat brankas kearsipan, mereka di edukasi bagaimana cara merawat dokumen dengan baik. Salah satunya dengan menjaga ruangan dalam kondisi dingin dan selalu dilakukan perwatan rutin dengan memberika kamper di setiap rak penyimpanan dokumen.

Perpustakaan Hidden Gem Surabaya

Pada destinasi berikutnya, rombongan ASM mengunjungi  perpustakaan yang terletak di kawasan perumahan Medayu, perpustakaan YAMAS (Yayasan Medayu Agung Surabaya) didirikan oleh Oei Him Hwie.

Perpustakaan yang didirikan sejak tahun 2001 ini  mengoleksi banyak buku-buku dan koran-koran lama dan terkini. Para peserta juga bisa membeli koleksi yang ada di perpustakaan ini.

Salah satu perserta Joko Sumpeno, SH menyampaikan kekagumannya pada sosok Oei Him Hwie. Sosok reformis pemikiran yang pernah menjadi korban politik.

Dia membeli salah satu buku yang memuat cerita perjalanan hidup hwi, menurut Joko ini bukanlah sebuah kunjungan belaka. Lebih dari itu, Joko memaknai kunjungan kali ini sebagai asupan pengetahuan tentang sejarah dan juga upaya ia menggali lebih dalam tentang sosok wartawan inspiratif asli Malang ini.

“Tempat ini merupakan pusat referensi buku, khususnya bagi orang- orang pergerakan yang selalu ingin memperkaya ilmu” terangnya.

Kunjungan kali ini mengajarkan bahwa betapa pentingnya kita menyimpan sebuah kejadian penting yang terjadi. Pengarsipan yang baik akan sangat membantu dalam penulisan sejarah yang valid.

Upaya merekam setiap moment baik berupa tulisan maupun gambar apalagi peristiwa penting, suatu hari akan menjadi sebuah potongan sejarah yang membentuk sebuah peradaban penting. (*)